El negocio de la panadería es exclusivo y diferente, debido a la menor vida útil de los productos y la necesidad de una mejor gestión de la caducidad. Los productos tienen envases sencillos y no son muy promocionados, pero el negocio plantea muchos desafíos y requiere que usted reconsidere e innove su estrategia de comercialización. En este blog, hablamos de una de las implementaciones más complejas que hemos realizado como equipo para una marca de panadería global y compartimos algunos datos y perspectivas interesantes. El grupo de expertos de este blog es Pankaj Patil, quien dirigió esta implementación para Ivy Mobility.

Nuestro equipo ayudó a esta panadería a redefinir su estrategia de ruta al mercado y nuestra solución se personalizó para satisfacer sus necesidades. Este blog es el relato de una puesta en marcha masiva que el equipo de Pankaj logró en medio de una pandemia sin precedentes de Covid-19. A pesar de estar en diferentes continentes y zonas horarias, nuestro equipo implementó un sistema completamente funcional que ayudó a este gigante de la panadería a lograr eficiencia y un costo de servicio reducido.

Al principio

La pandemia no logró perturbar la fabricación de pan a granel. No había pasado ni un solo día en que los fabricantes de pan cerraran sus fábricas. Se espera que el gasto anual per cápita en pan en México ascienda a 407 dólares para 2023.

Nuestro cliente, con presencia en más de 30 países, es la empresa de panificación más grande del mundo y aprovechó esta oportunidad para digitalizarse durante la pandemia. Movilidad de hiedra les ayudó a implementar su solución en el mercado de México en menos de 18 meses. México es su mercado global más grande, con 800 centros de ventas y más de 35.000 usuarios.

Esta hazaña realmente parecía una misión imposible. Un gran equipo del lado del cliente que asimiló los datos de los usuarios nos ayudó a migrar los datos con éxito. Proporcionaron a todos los representantes nuestros dispositivos estandarizados, los probaron y los capacitaron en el uso de estos dispositivos. El equipo de Gestión de cambios trabajó con nosotros de cerca durante todo el proyecto y nos ayudó con las iteraciones.

Aprendizajes

El primer paso de nuestro proyecto fue la recopilación de datos. Había tantos datos que necesitaban ser validados, limpiados e introducidos en el sistema de hiedra. Sólo la migración de datos históricos duró días con aproximadamente 4 o 5 rondas de implementación. Con una empresa tan grande, la duplicación de datos y la redundancia eran máximas. Muchos productos iban y venían del mercado a lo largo de los años.

Una vez que completamos la configuración de los datos maestros, teníamos que obtener de los distribuidores la información de stock actual para los diferentes productos. Dado que seguimos una metodología ágil para la implementación, tuvimos que pasar por múltiples iteraciones colaborativas a lo largo de varios pasos del día.

Nuestro equipo tenía 16 miembros cuidadosamente seleccionados que no sólo eran brillantes sino también tenían experiencia en lo que hacían. Eran responsables de la planificación, la mejora de las habilidades, la migración, la aprobación de los clientes, la hipercuidado y el soporte. Este equipo logró los máximos resultados con el mínimo número de personas. Estaban mejorando constantemente el producto. Además, todos los días se agudizaba el aprendizaje del sistema con datos regulares.

Tuvimos que planificar, analizar y acumular información específica de diferentes Centros de Ventas (SC). Creamos tablas de estatutos diarios, pruebas de preparación, pruebas de implementación, registros RAID y plantillas para cada centro de ventas. Mejorar las habilidades de los representantes de los clientes fue una tarea importante ya que no estaban acostumbrados al entorno de la nube. Después de años de utilizar Oracle como principal ERP de ventas, la transición todavía tomó tiempo para estos representantes.

Las actividades de migración de datos o transición se realizaron solo durante los fines de semana para evitar interrumpir el trabajo diario de estos centros de ventas. Tras el éxito de nuestros primeros 5 centros de ventas, aumentamos exponencialmente la migración de datos. Los centros de ventas que se migraron se duplicaron a 10 en la segunda semana. La tercera semana vio un crecimiento 5 veces mayor y al final de la quinta semana incorporamos centros de ventas 30 veces mayores en una sola vez.

Para cada migración, los datos deben ser examinados por el lado del cliente. Garantizamos una doble validación de datos. Gestionar múltiples actividades y obtener aprobaciones oportunas fueron cruciales para completar el proyecto en el tiempo prometido.

Desafíos

Cada mercado es diferente y el mercado mexicano fue una experiencia completamente nueva. El sistema anterior del cliente no estaba en la nube y migrar volúmenes tan grandes de datos iba a ser tedioso. Ivy implementó una utilidad de carga que ayudó a aliviar la carga de la migración de datos. El uso de herramientas de extracción permitió una validación de datos sin problemas. Se realizaron pruebas volumétricas periódicas para garantizar que nuestro sistema pudiera soportar la carga, ya que nuestros clientes tenían muchos empleados.

Había una inmensa necesidad de desarrollar un modelo elástico para gestionar la capacidad del servidor. Hubo momentos en que toda la fuerza laboral estaba en línea y hubo otros momentos del día en los que solo había un mínimo de empleados disponibles. Identificamos e instalamos servidores de nivel empresarial junto con una base de datos de punto único para aproximadamente 35 mil usuarios.

Aprendizajes

Visibilidad

Cuando las empresas utilizan aplicaciones locales, tienen una visibilidad limitada de sus datos. Soluciones en la nube darles la capacidad de tomar decisiones informadas. Al utilizar nuestras aplicaciones, la persona autorizada en toda la organización tiene acceso a la información de todos los sistemas en todos los niveles. Una mayor visibilidad condujo a una mayor responsabilidad de los empleados, lo que ayudó a mejorar el desempeño general.

Sincronización

Con este proyecto comprendimos hasta qué punto las grandes empresas pierden datos operativos. Una gran cantidad de datos asincrónicos fluye a través de los sistemas. Además, el tiempo necesario para actualizar todo el sistema osciló entre días y semanas. Con nuestro sistema en la nube, los datos se actualizan en tiempo real o casi en tiempo real, con discrepancias mínimas.

Presupuesto

Nos dimos cuenta de cuánto gastaba nuestro cliente en infraestructura de TI. Se requiere una gran cantidad de dinero para configurar servidores individuales en cada configuración local. Ivy ayudó a reducir los costos en casi 75% gracias a la nube. El único gasto en el que incurrieron ahora fue la adquisición de dispositivos para cada representante y los costos de suscripción.

Previsibilidad

El uso predominante de sistemas locales generó malas prácticas dentro de la organización. La empresa enfrentaba pérdidas debido a estos casos. Pasarse a la nube, utilizando el sistema de Ivy, proporcionó autoridades con datos precisos. El cliente utiliza estos datos para estudiar patrones e identificar rápidamente malas prácticas o discrepancias en los datos cuando ve uno dentro del sistema.

Analítica

Tener datos asincrónicos paraliza los esfuerzos de comprender los datos para un bien mayor. Con Ivy, el gigante de la panadería pudo integrarse con software de análisis fácilmente disponible. El uso de datos precisos ayuda a que las predicciones funcionen de manera más efectiva.

Personal

Los sistemas locales requieren múltiples roles para operar en cada ubicación. El personal adicional generó costos operativos adicionales. Con el sistema de Ivy, cada empleado tenía una posición específica y debía realizar acciones y actividades que se le asignaran.

Puesta en marcha exitosa

Nuestro primer centro de ventas se puso en marcha en San Juan del Río en 2019. En 2020, en medio de la pandemia, nuestra aplicación ya estaba disponible en todo México. Nuestro éxito en el mercado mexicano nos ayudó a demostrar la valía de Ivy. Ahora estamos implementando nuestra solución para el cliente en otros mercados del mundo.