Mejorando la eficiencia de ventas para panaderías

El negocio de la panadería es exclusivo y diferente, debido a la menor vida útil de los productos y la necesidad de una mejor gestión de la caducidad. Los productos tienen un empaque simple y sin exageraciones, sin embargo, el negocio plantea muchos desafíos y requiere que reconsidere e innove su estrategia de ruta al mercado. En este blog, hablamos sobre una de las implementaciones más complejas que hemos hecho como equipo para una marca de panadería global y compartimos algunos datos e ideas interesantes. El grupo de expertos de este blog es Pankaj Patil, quien dirigió esta implementación para Ivy Mobility.

Nuestro equipo ayudó a esta panadería a redefinir su estrategia de ruta al mercado y nuestra solución se personalizó para satisfacer sus requisitos. Este blog es el recuento de una puesta en marcha masiva que el equipo de Pankaj hizo posible en medio de una pandemia sin precedentes del Covid-19. A pesar de estar en diferentes continentes y zonas horarias, nuestro equipo implementó un sistema completamente funcional que ayudó a este gigante de la panadería a lograr eficiencia y reducir el costo de servicio.

Al principio

La pandemia no logró interrumpir la fabricación de pan a granel. No había pasado un solo día en que los fabricantes de pan cerraran sus fábricas. Se espera que el gasto anual per cápita en pan en México ascienda a 407 USD para 2023.

Nuestro cliente, con presencia en más de 30 países, resulta ser la empresa de panadería más grande del mundo y aprovechó esta oportunidad para digitalizarse durante la pandemia. Ivy Mobility les ayudó a poner en marcha su mercado de México con su solución en menos de 18 meses. México es su mercado global más grande, con 800 centros de ventas y más de 35,000 usuarios.

Esta hazaña realmente se sintió como una misión imposible. Un gran equipo del lado del cliente que asimiló los datos de los usuarios nos ayudó a migrar los datos con éxito. Proporcionaron a todos los representantes nuestros dispositivos estandarizados, probaron esos dispositivos y los capacitaron en estos dispositivos. El equipo de Gestión de cambios trabajó estrechamente con nosotros durante todo el proyecto y nos ayudó con las iteraciones.

Aprendizajes

El primer paso de nuestro proyecto fue la recopilación de datos. Había tantos datos que necesitaban ser validados, limpiados e introducidos en el sistema de hiedra. Solo la migración de datos históricos se prolongó durante días con alrededor de 4 o 5 rondas de implementación. Con una empresa tan grande, los duplicados de datos y la redundancia estaban en su punto más alto. Tantos productos iban y venían del mercado a lo largo de los años.

Una vez que completamos la configuración de los datos maestros, teníamos que obtener la información de stock actual para los diferentes productos de los distribuidores. Dado que seguimos una metodología ágil para la implementación, tuvimos que pasar por múltiples iteraciones colaborativas en varios pasos del día.

Nuestro equipo tenía 16 miembros cuidadosamente seleccionados que no solo eran brillantes sino que también tenían experiencia en lo que hacían. Eran responsables de la planificación, la mejora de las habilidades, la migración, las aprobaciones de los clientes, el hipercuidado y el soporte. Este equipo logró los máximos resultados con el mínimo número de personas. Estaban constantemente mejorando el producto. Además, el perfeccionamiento del aprendizaje del sistema con datos regulares ocurría todos los días.

Tuvimos que planificar, analizar y acumular información específica de diferentes Centros de Venta (SC). Creamos tablas de charter diarias, pruebas de preparación, pruebas de implementación, registros de RAID y plantillas para cada centro de ventas. Mejorar las habilidades de los representantes de los clientes fue una tarea importante, ya que no estaban acostumbrados al entorno de la nube. Después de años de usar Oracle como el principal ERP de ventas, la transición aún tomó tiempo para estos representantes.

Las actividades de transición o migración de datos ocurrieron solo durante los fines de semana para evitar interrumpir el trabajo diario de estos centros de ventas. Luego del éxito de nuestros primeros 5 centros de ventas, aumentamos exponencialmente la migración de datos. Los centros de ventas que se migraron se duplicaron a 10 en la segunda semana. La tercera semana vio un crecimiento de 5X y al final de la 5ta semana incorporamos 30X centros de ventas en un solo paso.

Para cada migración, los datos deben ser examinados por el lado del cliente. Aseguramos la doble validación de datos. La gestión de múltiples actividades y la obtención de aprobaciones oportunas fueron cruciales para la finalización del proyecto en el tiempo prometido.

Desafíos

Cada mercado es un juego de pelota diferente, y el mercado mexicano fue una experiencia completamente nueva. El sistema anterior del cliente no estaba en la nube y migrar volúmenes tan grandes de datos iba a ser tedioso. Ivy implementó la utilidad de carga que ayudó a aliviar la carga de la migración de datos. El uso de herramientas de extracción permitió una validación de datos sin problemas. Se realizaron pruebas volumétricas periódicas para garantizar que nuestro sistema pudiera soportar la carga, ya que nuestros clientes tenían muchos empleados.

Había una gran necesidad de desarrollar un modelo de Elastic para administrar la capacidad del servidor. Hubo momentos en que toda la fuerza laboral estaba en línea y hubo otros momentos del día en que solo los empleados mínimos estaban disponibles. Identificamos e instalamos servidores de nivel empresarial junto con una base de datos de un solo punto para aproximadamente 35 mil usuarios.

Aprendizajes

Visibilidad

When companies use applications that are on-premises, they have limited visibility upon their data. Cloud solutions give them the ability to make informed choices. While using our applications, the authorized person across the organization has access to information from every system at every level. Increased visibility led to increased accountability of employees, helping improve the overall performance.

Sincronización

Con este proyecto, comprendimos la escala a la que las grandes empresas pierden datos operativos. Una gran cantidad de datos asincrónicos fluye a través de los sistemas. Además, el tiempo consumido para actualizar todo el sistema osciló entre días y semanas. Con nuestro sistema en la nube, los datos se actualizan en tiempo real o casi en tiempo real, con discrepancias mínimas.

presupuesto

Nos dimos cuenta de cuánto gastaba nuestro cliente en infraestructura de TI. Se involucra una gran cantidad de dinero en la configuración de servidores individuales en cada configuración local. Ivy ayudó a reducir los costos en casi 75% gracias a la nube. El único gasto en el que ahora incurrieron fue en adquirir dispositivos para cada representante y los costos de suscripción.

previsibilidad

Predominant usage of on-premises systems led to adverse malpractices within the organization. The company was facing losses because of these instances. Moving to the cloud, using Ivy’s system provided authorities with accurate data. The client uses this data to study patterns to quickly identify malpractices or data mismatches when they see one within the system.

Analítica

Tener datos asincrónicos paraliza los esfuerzos de comprender los datos para el bien común. Con Ivy, el gigante de la panadería pudo integrarse con el software de análisis fácilmente disponible. El uso de datos precisos ayuda a que las predicciones funcionen de manera más efectiva.

Personal

Los sistemas locales requieren varios roles para ejecutar el programa en cada ubicación. El personal adicional generó costos operativos adicionales. Con el sistema de Ivy, cada empleado tenía un puesto específico. Estaban obligados a realizar las acciones y actividades que se les asignaban.

Go-live exitoso

Nuestro primer Centro de Ventas se puso en marcha en San Juan del Río en 2019. Para 2020, en medio de la pandemia, todo México se puso en marcha con nuestra aplicación. Nuestro éxito en el mercado mexicano nos ayudó a demostrar el valor de Ivy. Ahora estamos implementando nuestra solución para el cliente en otros mercados de todo el mundo.

Published by mayo 19, 2022 by Ivy Mobility

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